Реестр печатей представляет собой официальный документ, содержащий записи обо всех печатях, находящихся во владении конкретной организации или учреждения. Основная цель ведения реестра заключается в обеспечении надлежащего учета, контроля и сохранности печатей, которые являются важными атрибутами юридической силы документов.
Информация, включаемая в реестр печатей
Каждый реестр должен содержать следующую информацию о каждой зарегистрированной печати:
Номер регистрации
Тип печати (гербовая, угловая, треугольная и т.д.)
Описание печати, включающее ее размер, форму, рисунок и текст
Дата изготовления
Ответственное лицо за хранение печати
Место хранения печати
Процедура регистрации
Процедура регистрации печатей обычно предусматривает следующие шаги:
Подача заявления на регистрацию в соответствующий орган регистрации
Предоставление образцов оттисков новой печати
Оплата установленного регистрационного сбора
Внесение сведений о печати в реестр
Порядок учета и хранения печатей
Зарегистрированные печати должны храниться в специально отведенных местах, имеющих высокий уровень безопасности. Доступ к печатям должен быть ограничен определенным кругом лиц, назначенных приказом руководителя организации. Использование печатей должно осуществляться в строгом соответствии с установленными правилами и процедурами.
Контроль и инвентаризация печатей
Регулярный контроль и инвентаризация печатей позволяют выявить возможные нарушения или утери. Инвентаризация проводится не реже одного раза в год и включает в себя проверку наличия всех зарегистрированных печатей, сопоставление фактического наличия с данными реестра, а также оценку их сохранности.
Ответственность за реестр печатей
За ведение и сохранность реестра печатей отвечает назначенное уполномоченное лицо. Оно должно обеспечить точное и своевременное заполнение реестра, а также организовать надлежащее хранение и использование печатей. В случае утери или порчи печати уполномоченное лицо обязано незамедлительно уведомить руководство и принять меры по ее восстановлению или уничтожению.